Las deudas de tu subcontrata pueden acabar en tu cuenta (y protegerte casi no cuesta nada)

Una constructora de 20 trabajadores subcontrata la fontanería de una obra. Paga todas las facturas a tiempo. Un año después, la subcontrata cierra con deudas, y la Seguridad Social reclama a la constructora las cuotas que la subcontrata dejó sin ingresar mientras duró la obra.

No es una trampa legal: es lo que dice la ley. Y buena parte de ese riesgo se reduce con dos certificados y una cláusula en el contrato.

Cuándo respondes de las deudas de otro

La regla se aplica cuando subcontratas trabajo de tu propia actividad: lo que forma parte de lo que tu empresa hace y vende. Si reformas viviendas y subcontratas la fontanería, es tu propia actividad. Si eres una asesoría y contratas la limpieza de la oficina, normalmente no lo es. (Para los impuestos, la ley habla de tu «actividad económica principal»; la idea es la misma.)

Cuando se da, respondes de tres tipos de deuda de tu subcontrata:

Cuotas de la Seguridad Social. Respondes de lo que tu subcontrata deje de pagar a la Seguridad Social mientras trabaja para ti, y te lo pueden reclamar hasta tres años después de terminar el encargo (Estatuto de los Trabajadores, art. 42.2). La responsabilidad es solidaria: pueden ir directamente a por ti, sin esperar a que la subcontrata no pague.
Salarios de sus trabajadores. Si la subcontrata no paga las nóminas, sus trabajadores pueden reclamártelas a ti durante el año siguiente a la finalización del encargo (mismo artículo). También es solidaria.
IVA y retenciones. Respondes del IVA de las facturas que te emitió tu subcontrata y de las retenciones de IRPF que debía ingresar por sus trabajadores y profesionales, si no los ingresó en Hacienda, en la parte que corresponda a tu encargo (Ley General Tributaria, art. 43.1.f). Aquí la responsabilidad es subsidiaria: Hacienda tiene que intentar cobrar primero a la subcontrata.

Cuánto puede llegar a costar

Más de lo que parece, porque no es una multa: es la deuda de otro, la que generó mientras trabajaba para ti. En la construcción, las cuotas de la Seguridad Social de un trabajador con un salario de 1.900 € al mes rondan los 800 € mensuales. Una subcontrata con cuatro personas en tu obra que deja de pagarlas seis meses son casi 20.000 €, antes de recargos e intereses. Súmale el IVA que no ingresó por tus facturas, y las nóminas si también las dejó de pagar.

El problema es que rara vez se ve venir. Hay señales que conviene mirar antes de firmar: precios claramente por debajo del mercado, empresas que cambian de nombre o de CIF con frecuencia, o prisa por cobrar por adelantado. Con el trabajo encima, casi nadie se para a mirarlas.

Cómo protegerte

1. Hacienda: el certificado específico de contratistas. Es la protección más clara. La Agencia Tributaria emite un certificado de estar al corriente pensado justo para esto. Si tu subcontrata te lo entrega, y es de los 12 meses anteriores a cada pago, Hacienda no puede reclamarte la deuda que corresponda a ese pago. Si pagas una factura sin él, o con uno caducado, respondes hasta el importe de ese pago. La subcontrata lo pide en la sede electrónica de la Agencia, y la Administración tiene tres días para emitirlo.

2. Seguridad Social: comprobar antes y durante. La ley te pide comprobar que tu subcontrata está al corriente, recabando por escrito a la Tesorería General de la Seguridad Social la «certificación negativa por descubiertos» (Estatuto de los Trabajadores, art. 42.1). Si la Tesorería no la emite en treinta días, quedas exonerado. Pero ojo: si te la da limpia, ese certificado no te libra de lo que la subcontrata deje de pagar después, mientras trabaja para ti. Su utilidad real es otra: te dice si ya arrastra deudas antes de contratarla y, si lo renuevas en cada pago, te avisa a tiempo de que ha dejado de cotizar. Para ese control del día a día, la subcontrata puede descargar su certificado de estar al corriente en minutos en la Sede Electrónica de la Seguridad Social y entregártelo.

3. Una cláusula en el contrato. Que el contrato con tu subcontrata te permita retener los pagos si no te entrega los certificados al día o deja de estar al corriente, y la obligue a devolverte lo que acabes pagando por sus deudas. Si pagas por ella, puedes reclamárselo después; la cláusula te lo pone más fácil, aunque si la subcontrata ha cerrado, de poco sirve. Por eso lo importante es retener a tiempo.

4. Salarios: aquí no hay certificado que valga. Ningún papel te exonera de los salarios que tu subcontrata deje sin pagar. Lo que sí puedes hacer es elegir bien con quién trabajas, pedir que te acrediten el pago de las nóminas en encargos largos y desconfiar de los precios que no salen.

La regla práctica

Ningún pago a una subcontrata sin sus dos certificados vigentes en la carpeta. Archívalos junto a cada factura. Frente a Hacienda, ese archivo te libra de responder por los pagos que cubre. Frente a la Seguridad Social, te sirve para detectar a tiempo que algo va mal y para demostrar que comprobaste.

Es de las medidas con mejor relación entre lo que cuesta y lo que te protege: cinco minutos por subcontrata.

¿Cuánto te juegas tú?

Las deudas de subcontratas son uno de los 14 riesgos que mide el diagnóstico gratuito de CIRS: en unos 10 minutos te dice cuánto podrías perder de media cada año por el conjunto de esos riesgos, en euros y comparado con una empresa como la tuya.

Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Antes de tomar decisiones sobre tu caso concreto, consulta con quien corresponda.